martedì 5 ottobre 2010

Il software di archiviazione e gestione documentale M-Files 7.0 migliora la gestione della posta elettronica con Microsoft Outlook

L'ultima versione del software di archiviazione e gestione dei documenti più semplice del mondo aggiunge numerose funzionalità di organizzazione ed archiviazione delle e-mail ad Outlook. Sono presenti inoltre funzioni migliorate per la ricerca ed il supporto ad archivi documentali di dimensioni enormi.

GS Link, distributore per l'Italia del software di archiviazione e gestione documentale M-Files, ha fatto sapere che dal 28 settembre 2010 è disponbile la nuova versione del software M-Files 7.0. La nuova versione presenta diversi punti di forza e migliora notevolmente l'efficienza dell'utente nelle operazioni quotidiane, soprattutto nell'archiviazione della posta elettronica e nell'uso dei workflow. Inoltre nella nuova versione sono state ulteriormente potenziate le ricerche ed è stata migliorata l'usabilità dell'interfaccia utente.

Oltre alle nuove funzionalità legate principalmente alla piattaforma Microsoft Office, l'interfaccia utente di M-Files 7.0 permette una gestione ancor più veloce di documenti, clienti e progetti permettendo al contempo un rapido accesso alle informazioni grazie al sistema di ricerca integrato.
M-Files 7.0 aggiunge inoltre il supporto ad archivi documentali di grandi dimensioni (milioni di documenti). Attraverso il nuovo servizio M-Files Cloud Vault, la versione in hosting di M-Files, è inoltre possibile utilizzare M-Files per l'archiviazione dei documenti senza la necessità di un'infrastruttura hardware proprietaria.

"Siamo molto eccitati di questa nuova versione di M-Files, in particolare le nuove funzionalità e miglioramenti legati ai workflow, alla posta elettronica ed all'interfaccia utente" commenta Sebastiano Gazzola, responsabile commerciale di GS Link. "Dopo aver lavorato con M-Files 7.0 per alcuni mesi possiamo stimare che queste nuove funzionalità del prodotto porteranno ad un ulteriore miglioramento della produttività di circa il 20% nelle operazioni quotidiane dell'utente."


Prendi il controllo delle tue caselle di posta

La posta elettronica è il metodo princiaple con cui la maggior parte delle aziende comunica e processa le informazioni. L'enorme volume di e-mail da gestire e tracciare è divenuto però fonte di un'enorme perdita di tempo da parte degli utenti. E' per questo che M-Files 7.0 si integra con Microsoft Outlook per migliorare drasticamente il modo in cui vengono gestite le comunicazioni di posta elettronica. M-Files 7.0 aggiunge il concetto di "cartelle M-Files" ad Outlook, supportando di fatto la gestione delle e-mail con i filtri standard di Outlook. Quando un'e-mail viene spostata verso una di queste cartelle (manulamente od automaticamente mediante le regole di Outlook), questa viene automaticamente archiviata nel vault di M-Files e classifica secondo i tag definiti dall'utente. Questa integrazione tra il sistema documentale ed Outook non richiede alcun intervento tecnico o conoscenza particolare e supporta l'archiviazione automatica ed i workflow in base al mittente, al destinatario o all'argomento dell'e-mail.
Quando le e-mail sono archiviate nel vault di M-Files, oltre ad aggiungere tag definiti dall'utente, viene mantenuto il "thread" di ogni messaggio e la relazione con il cliente ed il contatto. Questo permette di poter localizzare facilmente e velocemente un messaggio di posta in base al cliente od al contatto a cui è legata, oppure in base a qualunque proprietà del messaggio come oggetto, data di ricevimento, progetto, ecc. Inoltre M-Files elimina la possibilità di duplicati nell'archivio documentale in quanto verifica ad ogni archiviazione la presenza di messaggi uguali già archiviati.

"M-Files 7.0 ha fatto grandi passi avanti in molti fronti, continuando il trend volto a rendere il nostro sistema di archiviazione documentale accessibile a qualunque tipo di azienda, di qualunque dimensione essa sia" riferisce Greg Milliken, presidente di Motive Systems Inc. "Sebbene M-Files abbia le caratteristiche adatte anche ad aziende di grandi dimensioni, il nostro obiettivo principale resta la facilità d'uso. Quando aggiungiamo funzionalità al prodotto lo facciamo esclusivamente se l'implementazione risulterà di facile utilizzo per gli utenti Windows. La funzionalità di M-Files 7.0 per gestire le e-mail è un esempio di questo concetto: per salvare un'e-mail nell'archivio di M-Files basta trascinare il messaggio nella cartella di Outlook oppure impostare una regola automatica che lo faccia. Sono funzionalità standard di Outlook a cui gli utenti sono già abituati, perciò non c'è nulla di nuovo da imparare. In altre parole, se conosci Windows allora conosci anche M-Files."


Altre nuove funzionalità di M-Files 7.0

- Nuove opzioni di raggruppamento che velocizzano la ricerca di documenti ed altri oggetti
- Criteri di ricerca predefiniti, come per esempio la ricerca di soli documenti o clienti
- Salvataggio nell'archivio documentale in formato PDF senza la necessità di aprire i documenti
- Gestione migliorata di archivi documentali di grandi dimensioni che includono milioni di documenti
- Supporto per sei nuove lingue, tra cui Arabo, Croato, Italiano, Russo, Cinese semplificato e spagnolo, che portano il numero totale di lingue supportate a 21


Perchè la gestione documentale ha senso per aziende di ogni tipo e dimensione

La maggior parte delle aziende archivia i documenti in cartelle di rete, oppure deve gestire il problema di molti documenti importanti dispersi nei vari PC degli utenti. Gli utenti utilizzano il 50 percento del loro tempo cercando informazioni, in particolare documenti ed e-mail, interrompendo colleghi, cercando di determinare se quella trovato è l'ultima versione del documento o, alla peggio, duplicando informazioni e documenti già presenti in azienda. Ogni giorno, aprendo o salvando un file da applicazioni come Acrobat, Excel, PowerPoint e Word, milioni di utenti si chiedono: "Dove è meglio salvare il file?", "Come si chiamava il documento?", oppure "E' questa l'ultima versione?". Questa attività ha un enorme dispendio di tempo, in particolar modo quando non è possibile trovare il documento e perciò l'utente deve ricrearlo od utilizzare una versione sbagliata.


M-Files è un programma da avere in qualunque gruppo di lavoro

M-Files è un sistema di archiviazione e gestione documentale che permette alle aziende di tutte le dimensioni e tipo di migliorare sensibilmente l'efficienza e la produttività, migliorando il modo in cui gli utenti organizzano e gestiscono i propri documenti e processi aziendali, senza però richiedere uno stravolgimento nel modo di lavorare. M-Files elimina la necessità delle cartelle Windows tradizionali; gli utenti possono aprire e salvare direttamente sull'archivio di M-Files. I documenti sono classificati per tipo, come fatture, e-mail, contratti, ecc., e vengono associati ad alcuni tag descrittivi. La ricerca di un file è semplice, basta digitare il tag o fare una ricerca testuale direttamente dalla finestra "Apri" o "Salva" di qualunque applicazione Windows. Questo è possible grazie all'innovativa funzionalità di "disco virtuale" di M-Files, che permette agli utenti di vedere l'archivio documetnale come un semplice disco collegato al PC, sia in modalità on-line che off-line.


M-Files in Italia

GS Link è M-Files Solution Provider e distributore di M-Files per l'Italia. Grazie alla sua esperienza nell'installazione, configurazione, personalizzazione e formazione di M-Files è il partner ideale per qualunque azienda che intenda implementare un sistema di archiviazione e gestione documentale nella propria struttura.

lunedì 21 giugno 2010

Motore di indicizzazione e ricerca dei documenti con M-Files

Il software di archiviazione e gestione documentale per Windows M-Files è perfetto per unificare l'archivio di tutti i documenti dell'azienda. Con M-Files non è più necessario perdere tempo nella ricerca dei documenti, dei file PDF o delle e-mail. M-Files incorpora infatti un potentissimo sistema di indicizzazione dei principali formati di file per Windows. L'indicizzazione avviene in maniera completamente automatica dopo aver archiviato il documento nell'archivio documentale di M-Files, senza alcuna necessità per l'utente di svolgere operazioni aggiunti o di installare software aggiuntivo nelle proprie postazioni locali. Il motore di indicizzazione di M-Files è infatti installato direttamente sul server di M-Files e non richiede alcun componente aggiuntivo per le postazioni locali. Non è nemmeno basato sullo stesso sistema di indicizzazione di Windows, eliminando la necessità dell'amministratore del sistema di installare pacchetti aggiuntivi sul server per ogni nuovo formato da supportare.

L'archivio documentale di M-Files può essere perciò interrogato in qualunque momento attraverso una semplice interfaccia di ricerca e da qualunque postazione, sia client che web. La ricerca può essere effettuata esclusivamente sulle proprietà dei documenti (metadati) oppure sia sui metadati che sul contenuto dei file. M-Files permette la ricerca direttamente dalla propria interfaccia integrata con Windows, permettendo di sfruttare la funzionalità di ricerca anche durante il salvataggio o l'apertura di un file da una qualunque applicazione Windows.

Anche i documenti creati da scanner possono essere indicizzati e successivamente ricercati grazie al motore di ricerca integrato. E' sufficiente che lo scanner produca file PDF ricercabili oppure installare l'add-on di M-Files che permette di convertire qualunque file d'immagine in un PDF ricercabile mediante un potente motore OCR.

Con M-Files tutto l'archivio documentale dell'azienda è facilmente ed immediatamente accessibile. Basta spostare tutti i documenti nell'archivio dei documenti di M-Files ed immediatamente tutti i file sono disponibili per la ricerca!!!

Fonte http://archiviazione-gestione-documenti.it/Articoli/Motore_indicizzazione_ricerca_documenti.aspx

venerdì 18 giugno 2010

Archiviazione e gestione documentale gratuita - M-Files Express

M-Files, il software di archiviazione e gestione dei documenti utilizzato da più di 50.000 utenti in tutto il mondo, è disponibile in versione Express completamente gratuita. M-Files Express comprende tutte le funzionalità di base di M-Files Professional e supporta fino a 10.000 documenti e 5 utenti.

M-Files Express è un'opportunità imperdibile per le piccole aziende, gli studi tecnici, gli studi legali ed in generale le organizzazioni che intendono implementare un sistema di archiviazione e gestione ottica dei documenti iniziando con un investimento contenuto. M-Files Express infatti può sempre essere convertito nella versione Professional senza alcuna perdita di dati o interruzione del servizio.

Scarica subito M-Files Express ed inizia ad organizzare in maniera efficiente i documenti della tua azienda!

lunedì 14 giugno 2010

M-Files finalista per il Red Herring 100 Europe 2010 Award

Motive Systems, produttrice del software di archiviazione e gestione documentale M-Files, ha annunciato di essere stata selezionata come finalista per il "Red Herring's Europe 100 Award", un elenco di prestigio che onora le tecnologie più promettenti prodotte da imprese private nella regione europea.

Motive Systems produce M-Files, una innovativa soluzione di archiviazione e gestione documentale che aiuta le imprese di tutti i settori ad aumentare l'efficienza e la produttività attraverso l'organizzazione e la gestione dei documenti e delle informazioni aziendali in genere. Le tecnologie di archiviazione e gestione dei documenti sono tradizionalmente complesse e costose, perciò accessibili solo alle imprese di grandi dimensioni. M-Files cambia questo concetto, permettendo di archiviare e gestire documenti in maniera facile ed efficiente a qualunque azienda e organizzazione.

"Siamo estremamente soddisfatti di essere stati selezionati come finalisti del Red Herring 100 Europe", ha dichiarato Antti Nivala, CEO di Systems Motive. "Abbiamo lavorato duramente per creare una soluzione con il potenziale di accrescere notevolmente la produttività delle aziende in tutto il mondo, e in aggiunta alla nostra base di clienti e gli utili in crescita, il riconoscimento da parte Red Herring è un indicatore del nostro successo."

venerdì 11 giugno 2010

Archiviazione e gestione documentale avanzata grazie agli scanner certificati da M-Files

Motive Systems, l'azienda produttrice del popolare software di archiviazione e gestione dei documenti M-Files, ha certificato sette popolari scanner per l'importazione e la classificazione semplificata dei documenti. Con la scansione di documenti direttamente in M-Files, le aziende possono eliminare i documenti cartacei e migliorare il flusso di lavoro in generale. M-Files offre funzionalità avanzate di gestione dei documenti, come: autorizzazioni e permessi semplici da configurare e granulari, controllo di versione e cronologia delle modifiche, workflow documentale.

Gli scanner per ora certificati da M-Files sono: Canon imageFORMULA DR-3010C, Epson Workforce GT-S80, Fujitsu ScanSnap S1300, Kodak i1320 Plus, Panasonic KV-S1025C, Plustek SmartOffice PS282 e MobileOffice e AD450.

mercoledì 9 giugno 2010

Scansione ed archiviazione dei documenti cartacei

Con M-Files è facile archiviare e gestire anche i documenti cartacei. M-Files si interfaccia nativamente con gli scanner compatibili con WIA, in pratica tutti i moderni scanner collegabili a sistemi operativi Windows.

Ogni utente può, con un semplice comando da tasto destro, avviare la scansione di un documento cartaceo mediante scanner. Una volta completata la scansione M-Files avvia automaticamente la procedura di archiviazione del documento, permettendo all'utente di definire i meta-dati (proprietà) del documento stesso.

Nel caso in cui lo scanner produca dei file PDF ricercabili (mediante una funzione di OCR) M-Files eseguirà immediatamente l'archiviazione e l'indicizzazione del documento. Nel caso in cui non si disponga di un dispositivo capace di generare PDF ricercabili, è disponibile uno speciale add-on di M-Files che permette la conversione automatica di un'immagine in un PDF ricercabile mediante una potente funzione di OCR. Questo add-on aggiunge inoltre la possibilità di convertire un'immagine digitalizzata già presente nell'archivio documentale in un file PDF ricercabile.

E' possibile vedere una dimostrazione della scansione mediante M-Files mediante il video dimostrativo.

lunedì 7 giugno 2010

Archiviazione documentale web con il portale M-Files

M-Files è l'unico sistema di archiviazione e gestione documentale che fornisce un semplice portale web per navigare, ricercare ed utilizzare l'archivio documentale da qualunque dispositivo abilitato alla navigazione. Oltre alla sua completa integrazione con Windows, il software di archiviazione e gestione dei documenti M-Files è perciò utilizzabile da Mac (MacOS), Linux, Unix, Android, iPhone, Symbian, BlackBerry, ecc.

L'interfaccia web di M-Files permette di utilizzare il browser come un vero e proprio programma di gestione dei file. L'archivio dei documenti fornisce agli utenti del sistema le stesse funzionalità dell'interfaccia integrata con Windows, in particolare la gestione delle versioni, le viste dinamiche sui documenti, l'attribuzione e la gestione dei metadati e la ricerca nelle proprietà e nel contenuto dei documenti.

L'interfaccia web di M-Files può essere installata in maniera semplice dall'amministratore del sistema nella stessa macchina che ospita l'archivio dei documenti oppure in una macchina adibita appositamente alla pubblicazioni di contenuti web.